Hieronder volgen belangrijke aanwijzingen, zo goed als "verplicht" te lezen. Wij vinden ze zo belangrijk dat we ze als een onderdeel van het reglement beschouwen.
We lazen in de vergunning voor 2012 dat er geen confetti of slingers mogen worden gebruikt. Waarom dat erin is gekomen weten we niet helemaal, maar het zou met schoonmaak-kosten te maken kunnen hebben. Graag hier rekening mee houden.
ALCOHOLVRIJE OPTOCHT 2012!
Zoals de vorige jaren is de optocht weer alcoholvrij. In de vergunning is een verbod voor het bij zich hebben of gebruiken van alcoholhoudende dranken voor de deelnemers en begeleiders. Wat in de vergunning staat is wet, voor ons en voor de deelnemers. Dat betekent dat je dus geen drank meebrengt naar het opstellen. Bij de chauffeurs kan de politie blaastesten afnemen is ons gezegd, dus je bent gewaarschuwd! Ook zonder alcohol kan het gezellig zijn en kunnen we een fijne optocht hebben!
WIJZE VAN OPGEVEN VOOR DE 53e OPTOCHT niet VERANDERD
Wie wil meedoen kan zich bij Jan Kokx melden! Dan weet hij ook ineens van wie hij nog formulieren moet terugkrijgen en dat is wel handig. Jan woont op het adres Gastelaar 5 in Alphen. Een andere mogelijkheid is het downloaden van het formulier vanaf onze site en het dan gaan inleveren. Via de site is het optochtreglement op te halen, het zit aan het opgaveformulier vast, zo zijn we zeker dat je het krijgt. Daar horen ook deze aanwijzingen bij. Het reglement vormt een lijst met afspraken tussen de deelnemers en de organisatie over alle zaken die belangrijk zijn voor een goed verloop van de optocht. Voor de jeugdoptocht is er een ander opgave-formulier, in te leveren bij Alphen Vooruit.
VERZEKERING WETTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID
De verzekering wettelijke aansprakelijkheid is bij de optocht door de stichting als volgt geregeld. Jaarlijks sluit de stichting een verzekering af voor de organisatie zelf en de door de stichting aangezochte personen voor aansprakelijkheid jegens derden, deze geldt voor alle activiteiten van de carnavalsstichting. (Het gaat hierbij om Bestuur, Raad van Elf, Optochtcommissie, (hoofd-)jury, eigen verkeersregelaars.) Het meeverzekeren van overige deelnemers aan de optocht heeft nooit plaatsgevonden en zal ook niet plaatsvinden.
Dit betekent dat de deelnemers zelf moeten zorgen voor een voldoende verzekering voor wettelijke aansprakelijkheid bij het deelnemen aan de optocht.
VERZEKERINGSBEWIJS GEVRAAGD
Vanaf de optocht in 2004 vragen wij aan alle deelnemers met een motorvoertuig (tractor, auto, heftruck, brommer, enzovoort) dat zij aan ons tevoren een kopie van het verzekeringsbewijs geven. Het beste kan dit worden afgegeven samen met het inleveren van het inschrijfformulier. Als men het op de zondag bij het afhalen van de nummers niet heeft ingeleverd, dan krijgt men geen nummer en kan men dus niet meedoen. Zoals de wet het ook voorschrijft, moet je het bewijs ook steeds bij hebben als je aan het verkeer deelneemt, voor de deelnemers buiten mededinging betekent dit dat we de kopie van dit bewijs willen hebben bij het opstellen, anders mag je zeker niet mee en kan je zelfs een proces-verbaal krijgen van de politie! Als je van voertuig veranderd, moet je de verzekering opnieuw in orde brengen..... Dus ook een nieuwe kopie inleveren! (een reserve hebben is misschien handig). Denk ook aan de andere voertuigen die je gebruikt voor transport e.d. ook die moeten goed verzekerd zijn. Het hebben van een groene kaart (het verzekeringsbewijs) garandeert niet dat je bij schade gedekt bent, dat hangt helemaal af van de "kleine lettertjes" in de verzekeringspolis. Niet alle maatschappijen willen optochten meeverzekeren! Als je verzekering niet in orde is, dan kan het namelijk zijn dat de verzekering het uitgekeerde bedrag bij de verzekeringnemer (waar het voertuig werd geleend) of bij de bestuurder komt verhalen. Vraag dus aan je verzekerings-agent een schriftelijk bewijs dat je voor het deelnemen in een carnavalsoptocht verzekerd bent!
Voor de andere deelnemers, met name loopgroepen en duo's is het ook verstandig om zich te verzekeren voor wettelijke aansprakelijkheid. Hiervoor kan men overleggen met de eigen verzekeringstussenpersoon. Als er geen verzekering is kan men persoonlijk hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor eventueel de hele schade die (ook door anderen) werd aangericht.
Het voertuig kan tijdens de optocht een ander zijn dan bij het transport. Vraag van de verzekering een schriftelijk bewijs dat men voor het deelnemen aan de optocht verzekerd is (niet enkel het groene kaartje), voor de meeste optochten wordt dit bewijs gevraagd, samen met een kopie van het rijbewijs van de bestuurder(s). Informeer in ieder geval bij een verzekeringsmaatschappij of men afdoende verzekerd is. Als men het niet heeft gemeld is men zeker en vast niet verzekerd, het is zelfs verzekeringsfraude. Het is overigens ook mogelijk om als vereniging (moet wel een rechtspersoon zijn) een doorlopende w.a.-verzekering (niet voor motorvoertuigen) af te sluiten, dan bent u als persoon tegenover derden ook gedekt bij andere activiteiten (zoals de bouw van de wagen of andere verenigingsacticviteiten.)
VERZEKERING TEGEN ONGEVALLEN
Momenteel worden door de carnavalsstichting geen deelnemers verzekerd tegen ongevallen, ook niet de eigen mensen. Van het bouwerscollectief vernamen wij dat de speurtocht naar een gezamenlijke ongevallenverzekering tot nu toe geen resultaat opleverde.
DEELNAME BUITEN MEDEDINGING
Ieder jaar melden zich een aantal deelnemers aan de opstelplaats om mee te doen buiten mededinging naar de prijzen. Of men kan en mag deelnemen is steeds ter beoordeling van de organisatie, de optochtcommissie dus. Deze zal oordelen of dat de deelnemer past in het kader van onze optocht. Natuurlijk kan men een mogelijke afwijzing voorkomen door zeer tijdig contact op te nemen met de optochtcommissie. Bijvoorbeeld wagens die reeds gedeeltelijk gesloopt zijn, wagens zonder echte carnavals uitstraling (met alleen maar muziek en drank) en autowrakken passen niet in onze optocht, ook wagens met een overdaad aan reclame worden geweigerd. Door de toelating buiten mededinging tot onze optocht zijn deze deelnemers evenzeer gebonden aan het optochtreglement en de vergunningvoorwaarden, men is zelf verantwoordelijk voor het kennisnemen hiervan. De plaats in de optocht wordt bepaald door de optochtcommissie. Voor wagens en personen buiten de optochtroute (bijvoorbeeld ook achter de prinsenwagen) is de carnavalsstichting op geen enkele wijze verantwoordelijk of aansprakelijk.
TEKST OPTOCHTPROGRAMMA
De Optochtcommissie heeft besloten dat er nog maar maximaal 150 woorden als beschrijving per deelnemer worden vermeld in het blad dat aan het begin van de optocht wordt verspreid. Door het grote aantal deelnemers van de laatste jaren (vaak rond de 50) begon dat zo langzamerhand op een verzekeringspolis te lijken met al die kleine letters. Bovendien hebben de toeschouwers meestal niet zoveel tijd en zin tussen de deelnemers om een lang verhaal te lezen. Dus is het beter om de wagen of groep zo bondig mogelijk te beschrijven. Ook de jury heeft het dan gemakkelijker. Wat je meer schrijft dan 150 woorden wordt onherroepelijk geschrapt en wordt dus niet afgedrukt!
OPBERGEN EN OPBOUWEN
Zoals al eens gemeld kan het opbouwen bij de beide loonbedrijven in de Schellestraat. In overleg met de Fa. van Eijck is aangeboden om al vanaf maandagmiddag praalwagens te kunnen stallen. Daarvoor moet je als groep wel even bellen met de Fa. van Eijck om het goed af te spreken. Het telefoonnummer krijgen de groepen met praalwagen met hun volgnummers. Denk eraan dat we daar te gast zijn en we willen er ook volgend jaar nog mogen komen.
OPSTELLEN
Om 12.30 moeten alle deelnemers aanwezig zijn en de wagens op hun plaats staan. Voor het vertrek om 13.30 zal er een inspectie zijn door de politie en de optochtcommissie. Vanaf 11.00 uur kunnen grote wagens zeker niet meer van de Goedentijd de Schellestraat inrijden, eigenlijk is er dan alleen nog voor voetgangers een doorgang. Dat is met het oog op de veiligheid voor de jeugdoptocht die zich daar aan het opstellen is. Enkele verkeersregelaars zullen daar alle gemotoriseerde voertuigen tegen houden. Voor het aanrijden naar de Schellestraat stellen wij voor om de dorpskom zoveel mogelijk te mijden, het is er druk en je kunt immers niet draaien in de Schellestraat. Langs de Boslust aanrijden is iets verder, maar veel rustiger. Wel moet je rekening houden met de enige toegangsweg via de Molenbaan, daar staan lage bomen. Opbouwen kan zoals gebruikelijk bij de beide loonbedrijven. Spreek goed onderling af in welke volgorde je gaat oprijden naar de plaats van opstellen aan de nummerbordjes. De jeugdoptocht stellen we op aan het begin van de Schellestraat, de loopgroepen, tweetallen en individuelen stellen we op in het stukje weg naar de Oude Tilburgsebaan en voegen we bij het vertrek op de plaats in van hun nummer. De eigenlijke optocht begint pas voorbij de rotonde op de Goedentijd, dus niet in de Schellestraat! De rotonde blijft open voor doorgaand verkeer naar Baarle en Gilze, er staan officiële verkeersregelaars die de doorstroming regelen.
VOORKOMEN VAN GATEN A.U.B.
Dit is een onderwerp dat elk jaar voor discussie zorgt onder de deelnemers, publiek en binnen de optochtcommissie. Het is een feit dat het publiek de neiging heeft om weg te gaan als het lang duurt voor de volgende deelnemer voorbijkomt of als de optocht te lang stil staat. Zeker als het weer niet zo meezit. Iedereen wil als deelnemer de eigen creatie of het eigen spel goed laten zien, dat begrijpen we. De deelnemers die gaten laten vallen, verpesten het een beetje voor de deelnemers achter hen, want die moeten het zonder publiek stellen. We vragen dus met klem om de optocht aangesloten te houden en ook rekening te houden met de aanwijzingen van de optochtcommissie. Bedankt voor de medewerking!
